Lors de la connexion, les directions d’école seront invitées à lire et à accepter les conditions de l’entente d’administration des tests. Cela doit être fait avant de participer aux tests de l’OQRE. L’entente d’administration des tests est valable pour l’année scolaire en cours et devra être acceptée pour chaque nouvelle année scolaire. Les écoles privées seront tenues d’ajouter le nom et les coordonnées de leur établissement à l’entente avant d’en accepter les conditions.
Les écoles privées peuvent consulter les frais de participation dans l’entente d’administration des tests et déterminer si elles sont tenues de payer des frais.
Frais par école et type de test
Le tableau 2 de l’entente indique si les écoles privées sont tenues de payer les tests en fonction du type d’école.
Procédure de paiement pour les écoles privées
Les écoles privées sont tenues de payer la participation de leurs élèves au Test provincial de compétences linguistiques (les écoles inspectées en Ontario n’ont pas à payer la participation au TPCL), au Test de mathématiques, 9e année, et aux Tests en lecture, écriture et mathématiques, cycles primaire et moyen.
Si un paiement est requis conformément à l’entente d’administration des tests, les écoles doivent suivre les instructions ci-dessous sur la façon de compléter le processus de paiement. Les écoles peuvent consulter l’entente pour plus de détails concernant les conditions de paiement.
1. Lorsque la direction d’école se connecte pour la première fois, l’entente d’administration des tests apparait sous la forme d’une fenêtre contextuelle à l’écran. La direction d’école doit ajouter le nom et les coordonnées de l’établissement à l’entente et en accepter les termes afin de pouvoir planifier les tests.
2. Après avoir accepté l’entente, la direction d’école pourra accéder au tableau de bord principal. Pour accéder aux informations relatives à l’entente, la direction d’école peut sélectionner Voir l’entente dans la Liste de contrôle sur l’état de préparation technologique, que les écoles privées devront respecter lors du paiement de leurs tests.
3. La direction d’école doit s’assurer que la Liste de contrôle sur l’état de préparation technologique a été remplie avant de poursuivre. Pour procéder au paiement des tests, la direction d’école doit d’abord les planifier sous l’onglet Séances de test. Les étapes pour planifier les tests et procéder au paiement sont les suivantes :
a. La direction d’école sélectionnera Créer une nouvelle séance.
Remarque : Les tests pour s’exercer ou les exemples de tests ne sont pas payants, seuls les tests opérationnels le sont.
b. La direction d’école devra saisir les informations relatives à la séance pour planifier le test et sélectionnera OK.
c. Une fois la séance créée, la direction d’école peut cocher la case à gauche de celle-ci. « Requis » apparaîtra sous « Statut du paiement ».
d. La direction d’école peut alors cliquer sur Effectuer un paiement pour la séance sélectionnée et voir le récapitulatif de la commande. Si ce récapitulatif est correct, la direction d’école peut choisir un mode de paiement.
e. Modes de paiement disponibles
i. Carte de crédit : La direction d’école sera redirigée vers le site Web d’un tiers pour effectuer la transaction. Un courriel sera envoyé si la transaction est approuvée ou refusée. Une fois la transaction approuvée, le statut du paiement indiquera qu’elle a été approuvée et les élèves pourront faire le test.
ii. Autre : La direction d’école suivra les instructions décrites dans la plateforme de test en ligne pour transmettre l’argent directement à l’OQRE. Une fois que la direction d’école aura confirmé qu’un autre mode de paiement sera utilisé, un courriel de confirmation sera envoyé. Le paiement sera en attente de l’approbation de l’OQRE. Il est important de noter qu’une séance de test doit être planifiée au moins 20 jours à l’avance.
f. Si un élève pour lequel un paiement a été effectué est déplacé d’une séance de test à une autre, aucune action n’est requise. Si un élève pour lequel aucun paiement n’a été effectué est ajouté à une séance de test qui a déjà été payée, la direction d’école sera invitée à procéder au paiement pour cet élève. Toute séance de test non payée sera signalée par une bannière rouge en haut de la page.
4. Dans l’onglet Élèves, la direction d’école utilisera la colonne Paiement effectué? afin de vérifier pour quels élèves un paiement a été effectué. Si un élève pour lequel un paiement n’a pas été effectué tente d’accéder au test, l’élève recevra un message indiquant qu’elle ou il ne pourra pas faire le test.
5. L’onglet Achats comporte deux tableaux. Le premier tableau présente tous les achats effectués pour l’ensemble de la séance de test. Le second tableau présente toutes les tentatives des élèves pour faire le test qui ont été payées. La direction d’école peut utiliser le bouton Afficher les factures pour voir ou télécharger la facture détaillée. Une facture condensée sera envoyée par courriel une fois que le paiement aura été approuvé.
Remarque : les directions d’école n’auront accès à l’onglet Achats que lorsqu’un paiement aura été effectué.
Politique de remboursement
1. Les remboursements seront directement approuvés par l’OQRE. Les directions d’école doivent envoyer un courriel directement à info@eqao.com pour commencer le processus de remboursement.
a. Des frais de services seront appliqués conformément à l’entente.
2. L’OQRE procèdera au remboursement dans les circonstances suivantes :
a. L’élève n’a pas tenté de faire le test.
b. Les élèves ne parviennent pas à terminer le test en raison de problèmes techniques provenant du fournisseur tiers (et non du système de l’école ou de l’équipement ou du logiciel de l’élève).
c. L’élève a tenté de faire le test, mais celui-ci n’a pas été terminé pour une raison quelconque (p. ex. l’élève a commencé le test, mais a dû partir sans le terminer pour des raisons de santé). Les tentatives seront considérées au cas par cas et uniquement à la discrétion de l’OQRE.
3. L’OQRE ne procèdera pas au remboursement lorsque :
a. il y a un problème technique avec l’équipement ou le logiciel de l’école ou de l’élève.
b. l’école n’a pas satisfait aux critères de préparation technologique.
4. Les remboursements ne sont pris en compte et traités qu’après la fin de la fenêtre d’administration de chaque période de test.